System reklamacji (RMA) to niezbędne oprogramowanie dla firm prowadzących sprzedaż na odległość. Najlepsze systemy obsługi reklamacji zapewniają klientom szybkie i łatwe sposoby odsyłania produktów. Właścicielom i pracownikom firm zajmujących się sprzedażą online natomiast, program tego typu ułatwia procesowanie reklamacji, dzięki czemu mogą zaoszczędzić czas i pieniądze. Warto jednak wiedzieć, jaki jest koszt posiadania systemu RMA reklamacje?
Jak działa system RMA?
Zanim przejdziemy do omówienia ceny abonamentu programu do obsługi reklamacji, przedstawimy kilka funkcji, które posiada takie oprogramowanie.
System reklamacji łączy się z systemem ERP firmy i z poziomu API automatycznie przetwarza dokumenty sprzedaży, takie jak faktury i paragony.
Dane klientów są pobierane przez oprogramowanie z formularza udostępnionego na stronie sklepu.
System obsługi klienta automatycznie generuje unikalny numer RMA dla zgłoszenia, który jest przypisywany do konkretnej transakcji zwrotu lub reklamacji.
Oprogramowanie wysyła klientowi powiadomienia mailowe o statusie zwrotu, a pracownikowi sklepu umożliwia zweryfikowanie zwróconych produktów za pomocą skanera. Generuje również dokumenty przyjęcia towarów na magazyn na podstawie korekt.
Dzięki takiemu programowi możliwe jest również przekazanie zleceń generowania przesunięć międzymagazynowych i tworzenie korekt faktury sprzedaży za pomocą jednego przycisku.
System służący do zarządzania reklamacjami może mieć trzy poziomy uprawnień:
– magazynier,
– specjalista ds. zwrotów i reklamacji,
– administrator.
Asystent serwis i reklamacje posiada również dwa moduły:
– magazyn – pracownik magazynu ma wgląd w informacje dotyczące przesyłek od poszczególnych klientów. Dzięki systemowi możliwe jest wczytanie wszystkich pozycji z dokumentu sprzedaży, a magazynier wybiera te, które znajdują się w danej przesyłce. Może to zrobić poprzez ręczne zaznaczenie stanu produktów lub korzystając z czytnika kodów, skanując przyjmowane towary. Aplikacja następnie dodaje te produkty do zlecenia przyjęcia. Dla każdej dodanej pozycji magazynier ma możliwość wyboru, czy towar jest pełnowartościowy czy też ma jakieś uszkodzenia. Jeśli towar jest uszkodzony, magazynier ma do wyboru listę powodów uszkodzenia, która może być zdefiniowana w aplikacji;
– dokumenty – po zatwierdzeniu przyjęć magazynowych przez pracownika biura obsługi klienta lub osobę odpowiedzialną za obsługę zwrotów i reklamacji, użytkownik może zmieniać statusy dla przyjętych zleceń magazynowych. Zgodnie z zdefiniowanym procesem, moduł generuje korekty i przesunięcia międzymagazynowe.
RMA reklamacje – ile to kosztuje?
Przedsiębiorców wystawiających wiele faktur i ich korekt w ciągu roku nie trzeba przekonywać do korzyści, jakie niesie za sobą posiadanie oprogramowania do obsługi reklamacji. Każdy jednak chce poznać koszty zakupu takiego systemu. Poniżej przedstawiamy orientacyjne stawki wykupienia abonamentu dla małych i średnich firm.
Mała firma generująca nie więcej niż 20 tys. faktur rocznie i otrzymująca maksymalnie 10 tys. zwrotów w tym okresie, może posiadać dostęp do procesowania reklamacji już za niecałe 300 zł miesięcznie.
Przedsiębiorstwa o statusie średnim, które wystawiają w ciągu roku do 50 tys. faktur i nie więcej niż 25 tys. korekt spowodowanych reklamacjami czy zwrotami, mogą wykupić abonament za około 600 zł miesięcznie.
Duże firmy oczywiście również mogą posiadać dostęp do takiego narzędzia, jednak w ich przypadku ceny ustalane są indywidualnie.
